Pourquoi utiliser un logiciel pour réaliser son état des lieux ?
L’état des lieux ne doit pas obligatoirement être réalisé sur format papier. Il peut être dématérialisé et signé électroniquement grâce à des logiciels conçus pour cela. On vous explique les avantages.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un état des lieux ?
L’état des lieux est l’étape finale avant la remise des clés du propriétaire au locataire. Il permet de répertorier tout ce que contient l’appartement ou la maison, l’état du logement, les équipements fournis, etc. Il est réalisé à l’entrée du locataire dans le logement ainsi qu’à sa sortie. C’est un document obligatoire selon la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 et concerne les locations meublées et vides.
Si l’état des lieux n’est pas correctement rempli ou si une dégradation n’a pas été signalée, le locataire peut perdre une partie de sa caution lors de la restitution du bien immobilier. C’est donc un document essentiel à vérifier scrupuleusement pour éviter les mauvaises surprises.
Souvent rédigé et signé au format papier, l’état des lieux dématérialisé commence à trouver sa place chez les professionnels. Réalisé sur smartphone ou tablette, il reste conforme à la loi Alur et possède la même valeur juridique qu’un état des lieux papier.
Les avantages d’utiliser un logiciel pour son état des lieux
Si le secteur de l’immobilier a lui aussi pris un virage digital, ce n’est pas pour rien. Les logiciels de gestion locative sont là pour faciliter le quotidien des bailleurs et des locataires. Les documents dématérialisés comme l’état des lieux présentent donc plusieurs avantages à ne pas négliger.
1 - Un véritable gain de temps
On le sait, les démarches administratives prennent du temps, parfois trop. En optant pour un état des lieux dématérialisé, la procédure est plus rapide et plus efficace. Grâce à un logiciel adapté, le document est édité rapidement et se remplit électroniquement en quelques secondes.
Cela facilite non seulement l’état des lieux d’entrée mais aussi celui de sortie. À l’arrivée d’un nouveau locataire, l’état des lieux de sortie peut en effet servir de modèle pour le nouveau.
La signature se fait également de manière électronique par le locataire et le propriétaire. La transmission de l’état des lieux se fait beaucoup plus rapidement puisqu’il est alors envoyé par mail à toutes les parties prenantes qui peuvent le conserver sur leur ordinateur ou leur smartphone et le consulter à tout moment en cas de litige.
Plus besoin de se déplacer à l’agence ou d’aller poster l’état des lieux et d’attendre plusieurs jours avant sa réception.
2 - Un document plus sécurisé
Une fois signé, l’état des lieux numérique est daté, verrouillé et envoyé aux personnes concernées. Ainsi, il ne peut plus être modifié par personne. C’est un gage de sécurité non négligeable puisqu’au format papier, n’importe qui peut ajouter des remarques ou cocher une case avant de procéder à l’envoi et fausser le document. Cela aura alors des conséquences lors de la sortie du locataire.
Cette procédure est également plus sécurisée car le document à moins de chance d’être perdu et se retrouve en quelques secondes sur le logiciel dédié.
3 - Un besoin de stockage limité et un geste écologique
Qui dit absence de papier, dit peu de stockage. En effet, conserver beaucoup de documents au format papier nécessite d’avoir de la place pour les entreposer. Bon courage ensuite pour retrouver ce que vous cherchez et pour ne rien égarer. De plus, c’est non seulement peu utile de se retrouver avec un tas de classeurs remplis de paperasses mais c’est aussi très peu écologique. Un état des lieux dématérialisé permet d’éviter les impressions inutiles et donc de gâcher moins de papier.
Pour rappel, un salarié consomme entre 70 et 80kg de papier par an et seulement 20% du papier utilisé est recyclé. Pour produire 1kg de papier, il faut 500 litres d’eau. En 2016, 410 millions de tonnes de papier étaient encore produites dans le monde, ce qui place cette industrie comme l’une des plus polluantes. En commençant par dématérialiser certains documents essentiels comme un état des lieux, la tendance peut être plus encourageante.
4 - Un ajout possible de fichiers multimédias
Enfin, l’état des lieux dématérialisé a une valeur ajoutée par rapport à la version papier. Sur le logiciel de gestion qui conserve le document, il est possible d’ajouter des fichiers multimédias comme des photos ou même des vidéos. Cela peut sembler anodin mais au contraire, cela permet de préciser visuellement les descriptions de l’état du logement et des équipements qui s'y trouvent.
Alors que des expressions comme “bon état” ou “état moyen” ne sont pas suffisamment fidèles à la réalité, ajouter une preuve plus tangible est recommandé. Ainsi, en cas de litige, il sera plus facile au propriétaire ou au locataire de montrer sa bonne foi à l’aide des éléments visuels à sa disposition.
En bref, utiliser un logiciel pour réaliser son état des lieux présente plusieurs avantages à prendre en compte pour simplifier et sécuriser les démarches du bailleur et du locataire.